Lorsque vient le temps de prendre des décisions concernant la gestion de votre département des véhicules d’occasion, l’expérience et la connaissance de votre marché jouent un rôle crucial. L’une des façons d’améliorer la connaissance  de votre marché consiste à compiler des statistiques. Le cahier des ventes est un excellent outil pour compiler ces statistiques qui vont vous permettre d’être plus efficace lors de vos évaluations, de vos achats, de vos publicités, des décisions à prendre  pour liquider de vieux stocks et mieux performer à votre département de financement.


Le style de cahier que j’utilise est un cahier de comptabilité rigide de 18 ou 20 colonnes qui est souvent de couleur bleue. Aussi, vous pouvez si vous êtes confortable avec l’informatique, reproduire le cahier des ventes sous forme de fichier Excel.

Je vais vous expliquer quel rôle peut jouer le cahier des ventes pour augmenter l’efficacité de votre gestion concernant votre département des véhicules d’occasion. Aussi, je vous suggère d’inscrire dans votre cahier toutes les ventes mêmes celles annulées,  de cette façon vous allez pouvoir remarquer d’une manière très évidente si vous avez beaucoup de ventes cancellées et  cela va vous permettre d’apporter les correctifs nécessaires et ce le plus rapidement possible.

Ce que vous devez indiquer dans votre cahier des ventes

Vous devez retrouver dans votre cahier des ventes : la date de la vente, le nom du client, le modèle, l’année du  modèle, le numéro de l’inventaire, le modèle de l’échange que vous allez reprendre, la ville d’où provient le client, le nom du représentant qui a vendu le véhicule, le nom du directeur commercial si il y a plusieurs directeurs commerciaux qui s’occupe du dossier, le profit approximatif que vous avez fait sur ce véhicule, le profit des ventes du directeur commercial, le total des profits les deux combinés, la date de livraison, si le client a financé ou payé comptant, si le client a pris une extension de garantie mécanique, quelle publicité le client a vue le véhicule, le prix de vente du véhicule, le coût du reconditionnement et depuis combien de jours ce véhicule est dans votre inventaire.  

Concernant les évaluations

Le cahier des ventes peut-être très utile concernant vos prochaines évaluations, surtout les véhicules autres que votre marque. Pour cela je vous suggère d’indiquer dans votre cahier des ventes le prix de vente que vous avez vendu le véhicule. Lorsque vous allez évaluer quelques temps plus tard un véhicule semblable à celui que vous avez vendu, cela va vous permettre de vous référer au prix de vente de celui vendu pour établir le prix d’achat du nouveau véhicule.
 
Concernant les nouveaux achats

Lorsque vous allez entrer le modèle et l’année du véhicule que vous avez vendu, le cahier des ventes, va vous permettre d’accumuler des statistiques très importantes pour connaître quels modèles de véhicules vous vendez le plus et aussi la période de l’année où un type de véhicule est le plus populaire. Ces statistiques vous permettront aussi, de calculer le pourcentage de vos ventes par modèle. Ce qui sera intéressant lors de conception de votre inventaire pour les prochains mois.

Concernant votre publicité

L’une des statistiques la plus importante que le cahier des ventes vous permet de compiler est la provenance de vos clients. Donc, en très peu de temps vous allez avoir une très bonne idée d’où proviennent vos clients et ainsi, cela va vous permettre de mieux cibler quelles  régions vous offre le plus de potentiel de ventes. L’autre statistique importante pour votre gestion de votre budget de publicité que votre cahier des ventes vous offre est : lequel des médias vous a permis de faire déplacer le client à votre concession pour qu’il achète votre véhicule. Donc, finalement avec ces statistiques cela va vous permettre de savoir quels médias fonctionnent bien pour vous et lesquels ne sont pas rentables.

Concernant le département de financement

L’une des statistiques que l’on délaisse dans un département des véhicules d’occasion et qui peut faire une grande différence dans la rentabilité de votre département est l’efficacité de vos directeurs commerciaux. C’est très important de nos jours de vous assurer que vos directeurs commerciaux soient le plus efficace possible. Car avec les marges de profits des véhicules d’occasion qui diminuent, c’est ce département qui vous permettra de combler la baisse des profits et de garder le cap.  Donc, je vous suggère d’indiquer si le client a acheté une extension de garantie et aussi, d’indiquer si le client a financé ou payé comptant. Ces données vous permettent d’avoir un portrait rapide sur l’efficacité de  chacun  de vos directeurs commerciaux.

Accepter ou refuser l’offre d’un client sur un vieux stock

L’une de mes questions favorites, que je pose aux directeurs des véhicules d’occasion est comment il prend sa décision pour connaître la limite jusqu’où il peut baisser le prix d’un véhicule lorsqu’un client lui fait une offre. Posez-vous la question quelques secondes! Plusieurs me répondent que c’est du cas par cas. En partie c’est vrai, mais il y a une façon d’y arriver rapidement grâce à votre cahier des ventes, pour que ce soit une décision d’affaires et que personne ne vous blâme. Je vous suggère premièrement d’indiquer le profit, par véhicule livré, dans votre cahier. Ces informations vous permettront de calculer la moyenne de profit par véhicule que vous avez actuellement avec tous les véhicules livrés à date dans votre mois et par la suite calculer jusqu'où vous pouvez baisser le prix du véhicule sans affecter la moyenne de profit par véhicule livrés à date dans votre mois.

En terminant, la plupart des directeurs des véhicules d’occasion qui adoptent cette procédure deviennent très dépendant du cahier des ventes car cela leur permet d’avoir un suivi très efficace sur leurs ventes, de pouvoir analyser leurs performances du mois en se comparant avec leurs résultats du mois précédent et de compiler des statistiques pour améliorer l’efficacité de leur département des véhicules d’occasion.
 

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